昔と違って、他人とやりとりするのにメールやSNSを使う人がほとんどになりました。仕事でも業務連絡方法の中心がメールになるなど、今の連絡ツールとしては欠かせないものになっています。

しかし、そのメール(SNSもですが)では、使い方によってはトラブルを引き起こすことがあります。よくあるのが「相手を間違えて送信してしまった。」など、誤送信に関することです。

しかし、このような失敗以外にちょっとした言葉使い一つで相手を怒らせたり、話をこじらせることもあります。逆に自分がメールをもらった時に、カチンときたことがある人も多いのではないかと思います。

言葉とは難しいもので、自分が思っている通りに相手が受け取っていないことが多々あります。

ビジネスメールになってしまうのですが、とある調査では「自分のメールに不安を感じる」人が、7割もいます。その中の約8割が、「相手に正しく伝わっているか」を気にしています。逆に受け取った側として、「メールを不快に感じた」人は4割います。

数字がそのまま当てはまる訳ではないのですが、不安になっている人の約半分は、不安通りに相手を不快にさせてしまっていると言えます。不快に感じた内容としては、「文章が曖昧」「文章が失礼」「情報が不足している」「読みづらい」「文章が攻撃的」などがあります。

ちなみに「ビジネスメール」ですが、どのようなものかを理解していない人もいます。仕事に関わる方との報告連絡相談やコミュニケーションをやりとりするメールです。その為、あまりに馴れ馴れしい文章は相手に不快感を与えます。

ビジネスメールにしろプライベートメールにしろ、メールの場合、相手が目の前にいないが為に何かと自分本位になりがちですが、それがかえってトラブルの元になることもあります。目の前に見えないからこそ、相手の表情もわかりません。その分、相手を思いやる気配りが必要です。

まず見やすい、読みやすいという点が必要です。その為にメールの形式やフォントなどに気をつけることは大切ですが、意外に気付かない人も多くいます。改行や読点の使い方も気をつけると読みやすさが変わります。

そして、ビジネスだろうがプライベートだろうが、操作以外の面で大切なのが「言葉の使い方」です。

日本語は、一つの意味に複数の言葉があります。例えば謝罪の言葉でも「ごめんなさい。」「すみません。」「申し訳ありません。」「深謝いたします。」など、いくつもあります。「こんな言葉使わないよ。」と思う人もいるかもしれませんが、言葉選びは大切です。

直接話せば、その言葉のイントネーションでいかに相手が反省しているかがわかります。しかし、メールではそのイントネーションは伝わりません。

例えば上記の謝罪に関しても、どこまで反省しているのかがわかりません。前後の文章も関係していますが、書き方によってはただ言葉だけに感じることもあり得るからです。(口頭だと、イントネーションで相手の反省具合がわかります。)イントネーションが伝わらない分、具体的に文章に表さないと誤解を招きます。

メールは、場合によってはただ怒らせるだけでなく、相手との信頼関係を壊しますし、友達を失くすこともあるのです。

しかも、メールは口で話すのと違って消えることはありません。(自分が消去しても相手には残ります。)

面倒だし難しいかもしれませんが、相手に送信する前に、一度自分が受け取る側の立場で読み返してから送信することをオススメします。意外に言葉が足りず意味がわからない、ということに気付くこともあります。これは誤字脱字のミスを防ぐことにも繋がります。